15.01.2026

HR & Payroll: So gelingt der perfekte Start in die Lohnverrechnung 2026

Wie der perfekte Start in die Lohnverrechnung 2026 gelingen kann

Der Jahresbeginn ist für Unternehmen eine besonders sensible Phase – vor allem in der Lohnverrechnung. Neue gesetzliche Rahmenbedingungen, Anpassungen bei Sozialversicherung, Arbeitsrecht und internen Prozessen machen einen sauberen Start in das Jahr 2026 unverzichtbar.
Ein gut vorbereiteter Payroll-Prozess spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für Rechtssicherheit.

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Unternehmen in Österreich beim Start in die Lohnverrechnung 2026 achten sollten – praxisnah, verständlich und strategisch.

Warum der Jahresbeginn für HR & Payroll so entscheidend ist

Die Lohnverrechnung ist kein isolierter Prozess. Sie verbindet:

  • Arbeitsrecht

  • Sozialversicherung

  • Steuerrecht

  • interne HR-Prozesse

  • digitale Systeme

Fehler zu Jahresbeginn wirken sich oft über Monate hinweg aus und führen zu Nachzahlungen, Korrekturen oder sogar Strafen. Ein strukturierter Start schafft daher Sicherheit für Arbeitgeber und Mitarbeiter.

1. Stammdaten prüfen und aktualisieren

Der erste Schritt zu einer korrekten Lohnverrechnung 2026 ist die Überprüfung aller Mitarbeiterstammdaten:

  • persönliche Daten (Adresse, Bankverbindung, Steuermerkmale)

  • Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, geringfügig)

  • Kollektivvertrag und Einstufung

  • Arbeitszeitmodelle

  • Nebenbeschäftigungen

Gerade bei Änderungen im Vorjahr oder neuen Mitarbeitern ist eine vollständige Aktualisierung essenziell, um falsche Abrechnungen zu vermeiden.

2. Kollektivverträge und Lohnanpassungen berücksichtigen

In Österreich gelten zahlreiche Kollektivverträge, die regelmäßig angepasst werden. Zum Jahreswechsel treten häufig neue Mindestgehälter, Zulagen oder Sonderregelungen in Kraft.

Unternehmen sollten daher prüfen:

  • ob neue kollektivvertragliche Mindestgehälter gelten

  • ob bestehende Gehälter angepasst werden müssen

  • wie Zulagen, Überstunden oder Zuschläge korrekt abzurechnen sind

Eine fehlerhafte Einstufung kann nicht nur Nachzahlungen, sondern auch arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

3. Sozialversicherung & Abgaben korrekt einrichten

Zum Jahresbeginn ändern sich regelmäßig Beitragsgrundlagen, Höchstbeitragsgrundlagen und Abgabenparameter. Diese müssen in der Lohnverrechnung korrekt hinterlegt sein.

Wichtige Punkte für 2026:

  • korrekte Zuordnung zur Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK)

  • richtige Beitragsberechnung für Angestellte, Arbeiter und freie Dienstnehmer

  • korrekte Abwicklung von Sonderzahlungen

  • laufende Meldungen (An- und Abmeldungen, Änderungsmeldungen)

Fehler in der Sozialversicherung wirken sich oft erst zeitverzögert aus – dann aber mit erheblichem Korrekturaufwand.

4. Arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen beachten

Payroll und Arbeitsrecht sind eng miteinander verbunden. Für einen reibungslosen Start in die Lohnverrechnung 2026 sollten Unternehmen sicherstellen, dass:

  • Dienstverträge aktuell und rechtskonform sind

  • Arbeitszeitaufzeichnungen korrekt geführt werden

  • Homeoffice-Regelungen sauber dokumentiert sind

  • Urlaubs- und Zeitsalden korrekt übernommen wurden

Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen ist eine enge Abstimmung zwischen HR, Payroll und Arbeitsrecht entscheidend.

5. Digitale Payroll-Prozesse optimal nutzen

Moderne Lohnverrechnung ist 2026 digital, automatisiert und transparent. Unternehmen profitieren von:

  • digitaler Personalakte

  • automatisierter Zeiterfassung

  • Schnittstellen zu Buchhaltung und FinanzOnline

  • elektronischer Lohnzettelbereitstellung

  • Echtzeit-Auswertungen für HR und Geschäftsführung

Digitale Payroll-Lösungen reduzieren Fehlerquellen und entlasten interne Ressourcen erheblich.

6. Typische Fehler zum Jahresbeginn vermeiden

Zum Start in die Lohnverrechnung passieren häufig dieselben Fehler:

  • veraltete Stammdaten

  • falsche kollektivvertragliche Einstufungen

  • unvollständige Arbeitszeitaufzeichnungen

  • verspätete Meldungen an die Sozialversicherung

  • fehlende Abstimmung zwischen HR und Buchhaltung

Eine frühzeitige Prüfung und professionelle Begleitung helfen, diese Risiken zu minimieren.

7. Warum externe Payroll-Expertise gerade zu Jahresbeginn sinnvoll ist

Viele Unternehmen entscheiden sich bewusst dafür, die Lohnverrechnung auszulagern oder zumindest professionell begleiten zu lassen. Die Vorteile:

  • rechtssichere Abrechnung nach aktueller Gesetzeslage

  • Entlastung der internen HR-Abteilung

  • weniger Fehler und Nachzahlungen

  • klare Ansprechpartner bei Prüfungen

  • laufende Information über Änderungen

Gerade zum Jahresbeginn ist externe Expertise ein wichtiger Stabilitätsfaktor.

Fazit: Mit strukturierter HR- & Payroll-Planung sicher durch 2026

Ein gelungener Start in die Lohnverrechnung 2026 ist kein Zufall, sondern das Ergebnis guter Vorbereitung. Wer Stammdaten, Kollektivverträge, Abgaben und Prozesse frühzeitig prüft, schafft eine solide Basis für das gesamte Jahr.

Warum Sie bei HR & Payroll auf uns setzen sollten

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