21.08.2025

Reisekosten absetzen: Urlaub steuerlich absetzbar?

Reisekosten absetzen?
Beruflich reisen, privat entspannen: Wie Sie „gemischte“ Reisen in Österreich steuerlich optimal nutzen

Im modernen Arbeitsalltag verschwimmen die Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem, auch bei Reisen. Ein Fachkongress dort, ein Kundentermin da, und danach ein paar Tage Erholung? Klingt attraktiv. Und tatsächlich: Wer berufliche Reisen geschickt mit privatem Aufenthalt kombiniert, kann einen Teil der Kosten steuerlich geltend machen, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Reiner Urlaub ist nicht absetzbar
Reisen, die ausschließlich der Erholung dienen, sind nicht steuerlich absetzbar, auch dann nicht, wenn Sie währenddessen dienstlich erreichbar sind oder berufliche E-Mails lesen. Kosten wie Flug, Unterkunft oder Verpflegung gelten in solchen Fällen als privat veranlasst und somit bleiben die Reisekosten steuerlich unbeachtlich.

Beruflich veranlasste Reisen = Werbungskosten oder Betriebsausgaben
Wer aus beruflichem Anlass verreist, kann die Kosten steuerlich absetzen, entweder als

  • Werbungskosten (Arbeitnehmer:innen, § 16 EStG) oder
  • Betriebsausgaben (Selbständige, § 4 oder § 5 EStG).

Absetzbar sind unter anderem:

  • Fahrtkosten (z.B. Kilometergeld für privaten Pkw, Bahn- oder Flugticket)
  • Übernachtungskosten (Hotel, ggf. ohne Frühstück)
  • Verpflegungsmehraufwand (pauschal laut BMF, z.B. € 30,- pro Tag bei Inlandsreisen)
  • Parkgebühren, Maut, Taxi
  • Teilnahmegebühren für Seminare, Fortbildungen oder Messen

Wichtig: Der berufliche Anlass muss klar nachweisbar sein, z.B. durch eine Einladung, ein Programm, ein Schreiben des Arbeitgebers oder eine Teilnahmebestätigung.

Geteiltes Bild mit Urlaub und steuerlichen Dokumenten, für Reisekosten und Taschenrechner, Brille und Stift auf weißem Hintergrund

Gemischt veranlasste Reisen – was ist erlaubt?
Wenn eine Reise sowohl berufliche als auch private Zwecke erfüllt, spricht man von einer gemischt veranlassten Reise. Solche Reisen sind grundsätzlich absetzbar, sofern die Aufteilung der Kosten sachgerecht erfolgt.

Aufteilungspflicht bei „gemischten“ Reisen
Kosten müssen zeitanteilig aufgeteilt werden. Nur der beruflich veranlasste Anteil ist absetzbar.

Beispiel:
Drei Tage Seminar, anschließend vier Tage Privataufenthalt. Dann können 3/7 der Reisekosten (z.B. Anreise, Nächtigung, Verpflegungspauschale) steuerlich abgesetzt werden.
Reine Berufskosten wie die Teilnahmegebühr oder Übernachtungen während der Seminarzeit sind zur Gänze abzugsfähig.

Was Sie dokumentieren sollten
Damit das Finanzamt die berufliche Veranlassung anerkennt, sollten Sie Folgendes bereithalten:

  • Detaillierter Reiseverlauf mit Datum, Uhrzeit, Zweck und Ort
  • Nachweise für berufliche Anlässe, z.B. Seminar- oder Messeprogramme, Einladungen
  • Belege: Hotelrechnung, Tickets, Teilnahmegebühren, Fahrtausgaben
  • Fahrtenbuch, wenn der private Pkw verwendet wird und Kilometergeld abgerechnet wird
  • Ohne klare Dokumentation kann der gesamte Steuerabzug gefährdet sein.

Fazit
Urlaub allein bleibt steuerlich außen vor. Doch wer berufliche Reisen klug mit Freizeit kombiniert, sich an die Aufteilungsregeln hält und die notwendigen Nachweise sorgfältig dokumentiert, kann einen erheblichen Teil der Kosten von der Steuer zurückholen.

Besonders lohnend: Geschäftsreisen, Seminare oder Messen mit anschließendem Kurzurlaub, vorausgesetzt, der berufliche Teil überwiegt und ist gut belegt.

Ihr Steuerberater sollte bei Fragen und Unklarheiten auf jeden Fall zu Rate gezogen werden. Sie haben noch keinen? Dann lesen Sie unseren Artikel „Die richtige Steuerberatung finden: 7 Tipps für die optimale Kanzleiwahl“.

Wir bei Gneist Consulting Team (GCT) unterstützen Sie gerne bei all Ihren Fragen und Anliegen zum Thema „Reisekosten“. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch – digital oder persönlich.